In artikel 7:640a BW is opgenomen dat de wettelijke vakantiedagen die een werknemer niet heeft opgenomen, een half jaar na het kalenderjaar waarin de werknemer ze heeft opgebouwd komen te vervallen, tenzij de werknemer tot aan dat tijdstip redelijkerwijs niet in staat is geweest om vakantie op te nemen. Vakantiedagen die een werknemer bijvoorbeeld in 2023 heeft opgebouwd, vervallen op 1 juli 2024. Dit gaat overigens enkel over de wettelijke vakantiedagen en niet over de bovenwettelijke vakantiedagen. In de cao of in de arbeidsovereenkomst kan een ruimere vervaltermijn worden overeengekomen.
Alhoewel voorgaande duidelijk lijkt, is er de afgelopen jaren veel over geprocedeerd en duidelijk geworden dat de wettelijke vakantiedagen niet zomaar komen te vervallen.
Uit de rechtspraak van het Hof van Justitie van de EU en ook de Hoge Raad blijkt dat een werkgevers een informatieplicht heeft; de werkgever dient de werknemer op tijd te informeren dat haar/zijn vakantiedagen gaan vervallen. Daarnaast dient de werkgever de werknemer in staat te hebben gesteld de vakantiedagen op te nemen en de werknemer zo nodig aan te zetten dat te doen. De bewijslast ligt hiervoor bij de werkgever.
Uit de praktijk blijkt dat van voorgaande vaak geen sprake is. Om stuwmeren aan vakantiedagen van werknemers te voorkomen is het dan ook raadzaam om als werkgever regelmatig per e-mail of brief een overzicht van de vakantiedagen te verstrekken, hierbij aan te geven wanneer de vervaldatum van de vakantiedagen is en de werknemer dan ook te verzoeken (en in de gelegenheid te stellen) om de vakantiedagen tijdig op te nemen.